Dane podstawowe (master data) w marketingu B2B

Firmy (w tym też marketerzy) kolekcjonują coraz więc cyfrowych danych: dane dot. sprzedaży, newsletterów, webinarów, odwiedzin na WWW, szkoleń, reklamy, kontaktów klienta, swoich własnych pracowników, produktów, dane finansowe – tę listę można by ciągnąć w nieskończoności. Co gorsza, te dane są zazwyczaj gromadzone w różnych systemach, które są jak osobne ich silosy. Truizmem jest, że najwyższą wartość stanowią spójne i przejrzyste dane (zobacz artykuł: Integralność danych marketingowych). Tymczasem zazwyczaj problemem nie jest sam brak danych, ale panujący w nich bałagan uniemożliwiający uchwycenie relacji pomiędzy nimi oraz ich sprawną analizę.

Potrzebny jest więc klucz relacyjny, który połączyłby dane w jeden spójny obraz. W B2C często tym kluczem jest po prostu adres e-mail. Dzięki niemu możemy połączyć w całość wszystkie informacje na temat danego klienta. W B2B, gdzie tych zależności jest wiele więcej potrzebujemy danych podstawowych (ang. master data).

Definicja: Dane podstawowe (ang. Master Data) to zbiór kluczowych dla danego danego obszaru zarządzania, ujednoliconych danych, które rozpowszechniane i konsekwentnie stosowane we wszystkich systemach przedsiębiorstwa pozwalają na osiągnięcie spójności informacji. W marketingu B2B danymi podstawowymi są najczęściej dane dot. klientów (ang. accountów), produktów lub usług oraz dane klasyfikujące osoby kontaktowe.

Dane podstawowe można porównać do jednolitego słownika, który opisuje wszystkie kluczowe elementy (np. firmy z potencjalnego rynku) a także relacje pomiędzy nimi (np. skład grup kapitałowych, przyporządkowanie kontaktu do konkretnej firmy). Stosowanie takiego precyzyjnego nazewnictwa pozwala na wyeliminowanie nieporozumień, czyli zachowanie spójności danych.

Zacznijmy od omówienia typowego użycia danych podstawowych: danych dotyczących firm.

Dane podstawowe nt. firm (account master data)

Weźmy najprostszy przykład: nazwa klienta (czyli w przypadku B2B: firmy). Załóżmy, że tym klientem jest firma Orlen. I tutaj pojawiają się problem w jaki sposób ów klient jest ujmowany w różnych procesach i systemach. W jednym miejscu firma oznaczona jest jako „Orlen” w innym, jako „Orlen SA”, w trzecim „PKN Orlen”, kolejnym „Polski Koncern Naftowy Orlen Spółka Akcyjna”. Być może po prostu należy posługiwać się NIP-em? A co jeśli przez „Orlen” chcemy rozumieć nie konkretną spółkę ale całą grupę kapitałową? Wówczas spółka „Anwil S.A.” również powinna być ujęta (zobacz strukturę grupy kapitałowej Orlen).

Bez rozstrzygnięcia takich najprostszych kwestii trudno myśleć o spójności danych i oraz skutecznym raportowaniu.

Skąd się ten bałagan się bierze? Zazwyczaj z wielu, niezależnych źródeł danych oraz dowolności w ich wpisywaniu. Oto typowy scenariusz:

• Marketing pozyskuje dane osobowe (np. generując leady) opierając się na nazwie firmy wpisanej przez klienta lub np. na domenie e-mail (co jest najlepszym razie bardzo mało dokładne w najgorszym – gdy osoba posługuje się adresem prywatnym – niemożliwe).
• Sprzedawca odnotowując swoje spotkania w CRM posługuje się nazwą zwyczajową lub wielokrotnie wpisuje do CRM różne warianty nazwy firmy.
• Księgowość wystawia fakturę na jedną ze spółek koncertując się na NIP.
• Zarząd formułując cele lub zrządzając analiz posługuj się nazwą całej grupy kapitałowej.

I bałagan gotowy.

Powiązanie tych wszystkich zdarzeń dotyczących koniec końców jednego klienta (spółki) jest wyzwaniem, a jakiekolwiek analiza albo próby raportowania lub wyliczania wskaźników takich jak Marketing ROI stają się bardzo trudne i to nawet jeśli dysponujemy wszystkimi informacjami.

Najważniejsze kategorie danych podstawowych w B2B

Jednak dane o przedsiębiorstwach to nie wszystko. W marketingu B2B najważniejsze są, moim zdaniem, cztery grupy danych podstawowych, dzięki którym jak na osnowie można powiązać ze sobą wszystkie zdarzenia dotyczące marketingu i sprzedaży, tak aby zbudować spójny, łatwy do raportowania obraz rzeczywistości:

• Dane podstawowe nt. firm (accountów)
• Dane podstawowe nt. produktów lub usług
• Dane podstawowe nt. osób (kontaktów)
• Dane podstawowe nt. budżetu marketingowego lub sprzedażowego

(oczywiście nie jest lista ani kompletna, ani uniwersalna i może się ona zmieniać w zależności od specyfiki oraz modelu sprzedaży konkretnej firmy, np. może zawierać dane dot. dystrybucji, partnerów handlowych, pracowników, itp.)

Master data: Firmy

W zakresie master data dotyczących firm (accountów) z pewnością znajdą się ogólne informacje takie jak: nazwa spółki, numer identyfikacyjny NIP lub Regon, branża, obroty, itp. Dodatkowo, w zależności od specyfiki i charakteru sprzedawanych produktów, charakterystyki typowych klientów do zakresu mogą zostać włączone również inne, często bardzo specyficzne informacje.

Wyobraźmy sobie, że nasza firma świadczy usługi administracji czy rozwoju systemów Oracle, wówczas w zakresie danych podstawowych mogą znaleźć się informacje o tym, czy jakie systemy systemy Oracle, są wykorzystywane w danej firmie. Jeśli sprzedawanych produkt dotyczy optymalizacji łańcucha dostaw, w zakresie mogą znaleźć się informacja (choćby szacunkowe) dotyczące ilości dostawców. Jeśli sprzedajemy usługi flotowe, dane dot. użytkowanych samochodów, itd. Oczywiście ustalenie zakres danych podstawowych musi być wypośrodkowaniem tego co może być pomocne, a tego co niezbędne oraz tego na jakim poziomie szczegółowości (i jakim kosztem) jesteśmy w stanie dane pozyskiwać.

Dane podstawowe o firmach rynku docelowego, powiązane z odpowiednimi działań marketingu i sprzedaży (tzn. ilekroć istnieje zapis o Kowalskim z firmy X to informacja ta jest jednoznacznie powiązana z jedną z firm z tej listy – co może wymagać osobnego procesu przyporządkowania dany osobowych do firmy) pozwalają odpowiedzieć na takie pytania jak:

• Jak duży jest w ogóle rynek docelowy? Które firmy go tworzą (lista)? Jaki procent rynku potencjalnego to nasi klienci? Do jakiego procentu rynku docieramy z naszymi działaniami marketingowymi? Czy należy nastawić na poszerzenie bazy klientów? Czy raczej skoncentrować na zwiększaniu przychodu z istniejących klientów?
• Do których (konkretnie) firm nie udało się dotrzeć z działaniami marketingowymi ani sprzedażowymi, a z dużym prawdopodobieństwem można. Taka lista otwiera możliwość targetowania konkretnych firm w ramach Account Based Marketing, np. za pomocą targetowania accountów na LinkedIn, albo być może skupiających ich izb handlowych lub stowarzyszeń.

Master data: Produkty i usługi

Zbiór danych podstawowych jednoznacznie definiujący lista oferowanych produktów i usług to druga, szczególnie ważna kategoria. Jeśli będzie ona konsekwentnie używana we wszystkich systemach, pozwoli na spójne raportowanie informacji ich dotyczących, np.:

• Które produkty są zazwyczaj sprzedawane nowym klientom (a więc najlepiej nadają się do działań marketingowych i sprzedażowych nastawionych na pozyskanie nowych klientów), a które już istniejącym (a wiec mają szansę być dobrym materiałem do działań typu Account Based Marketing, up-sell lub cross-sell)?
• Czy wszystkie produkty sprzedają się tak samo dobrze we wszystkich branżach?
• Które grupy produktów są najbardziej dochodowe?

Master data: Osoby

W marketingu B2B bardzo często istnieje potrzeba segmentowania wg. pewnych konkretnych grup kontaktów. Stosowanie danych podstawowych (np. w formie ustandaryzowanych nazw stanowisk) może to ułatwić. Weźmy np. stanowisko dyrektora finansowego (bardzo często kluczowa osoba w kontekście zakupów B2B), które może funkcjonować pod wieloma różnymi nazwami: CFO, Dyr. Finansowy, VP of Finance, Finacial Director itd. Spójny słownik we wszystkich systemach informatycznych, pozwoli odpowiedzieć na przykład na takie pytanie:

• W przypadku których transakcji pierwszy kontakt (przez marketing lub sprzedaż) był związany z tzw. osobą decyzyjną, a w przypadku których był związany z osobą na innym stanowisku? Do kogo zatem powinny być adresowane działania marketingowe?

Master data: Budżet marketingowy

Budżet marketingowy nie jest zazwyczaj jednorodnym workiem, ale dzielony jest ze względu na formę kontaktu (np. wydatki reklamowe, związane tworzeniem treści newslettera, uczestnictwem w konferencji, czy organizacją webinarium) lub produkt (budżet jest alokowany do promocji konkretnych produktów) lub segment rynku (budżet jest alokowany na działania skierowane do konkretnej grupy docelowej). Jakkolwiek ten podział nie jest zrealizowany jednoznaczne powiązanie konkretnego elementu budżetu z konkretnym działaniem otwiera drogę do analizy efektywności poszczególnych grup wydatków. Oczywiście pod warunkiem, że każdy działanie będzie (np. systemie marketing automation) przyporządkowane do odpowiedniego budżetu.

Źródła danych podstawowych

O ile uda się w firmie wypracować konsensus na temat tego, jaki zakres danych podstawowych jest niezbędny, kolejnym krokiem jest ich zdefiniowanie lub pozyskanie oraz regularna aktualizacja. Większość danych podstawowych (klasyfikacja osób, kanały kontaktu, budżety) są stosunkowo łatwe do definiowania i utrzymania – są to po prostu mniej lub bardziej skomplikowane słowniki.

Dużo większym wyzwaniem mogą być dane dotyczące rynku czyli przedsiębiorstw, które (co oczywiste) pochodzą z zewnątrz firmy. Co gorsza ulegają nieustającej modyfikacji. Jedne firmy powstają, inne upadają, kolejne łączą się, a jaszcze inne zmieniają profil działalności. Dlatego niemal zawsze dane podstawowe na temat firm pozyskiwane są ze źródeł zewnętrznych. Mogą to być tzw. wywiadownie gospodarcze oferujące standaryzowane, czasem bardzo szczegółowe informacje na temat przedsiębiorstw (np. Biznode). Mogą to być one uzupełniane o dodatkowe informacje z innych źródeł, takich jak publikowanych rankingów lub danych pochodzących na przykład ze stowarzyszeń branżowych. Wszystko zależy od tego jakie specyficzne dane są potrzebne.

Sytuacja może być równie skomplikowana w przypadku danych podstawowych nt. produktów. Trudną sytuacją jest gdy katalog produktów lub usług nie jest jasno określony (co jest charakterystyczne np. w branży doradczej). Wyzwaniem jest takie definiowanie danych podstawowych dot. produktów, aby była to lista na tyle ogólna i „elastyczna” aby obejmowała wszystkie przypadki sprzedaży ale jednocześnie na tyle szczegółowa, by jej „rozdzielczość” pozwalała na realną analizę. Sytuacją z drugiego końca spektrum jest olbrzymia ilość  oferowanych produktów oraz jego wariantów (rzędu tysięcy lub nawet dziesiątek tysięcy pozycji). W takim wypadku wyzwaniem może być utrzymanie pełnej, aktualnej i odpowiednio skategoryzowanego katalogu produktów.

Systemy do zarządzania danymi podstawowymi

Nasuwającym się pytaniem jest w jaki sposób zarządzać danymi podstawowymi oraz jakie systemy informatyczne do tego wykorzystywać. Nie jest to trywialne pytania, i odpowiedzią na to zajmuje osoba dziedzina zarządzania zwana Master Data Management.

W praktyce wszystko zależy od wielkości przedsiębiorstwa i złożoności procesu sprzedaży. Najczęściej do zarządzania danymi podstawowymi w marketingu B2B wykorzystywane są systemy CRM lub Marketing Automation. W bardziej skomplikowanych przypadkach dane mogą pochodzić ze specjalistycznych systemów dziedzinowych. Np. w przypadku bardzo rozbudowanego katalogu produktów może być to system typu PIM (Product Information Management), który jest centralnym repozytorium danych o wszystkich oferowanych produktach. Bywa że wykorzystywane są specjalistyczne moduły w systemie ERP, takie jak np. rozwiązania SAP czy IBM.

Jakikolwiek jest ustalony zakres danych podstawowych i jakiekolwiek są ich źródła, korzyści z ich stosowania są możliwe jedynie wtedy, gdy są konsekwentnie stosowane we wszystkich systemach. Moim zdaniem to jeden warunków osiągnięcia integralności danych marketingowych i sprzedażowych oraz faktycznego ich użycia do podejmowania decyzji biznesowych opartych o dane.

Typowe scenariusze wykorzystania danych podstawowych

Na koniec kilka typowych scenariuszy, w których pomocne są dane podstawowe:

Scenariusz 1: Ocena rynku – Ocena i kwantyfikacja rynku potencjalnego to winien być pierwszy krok w planowaniu działań marketingowych. Bez niego wszak nie możliwe jest ani planowanie budżetu (nie wiemy do ile osób / firm w ogóle chcemy dotrzeć) ani określanie celów (czy jeśli dotrzemy do 100 firm to jest 0,1% rynku? czy 80%?).

Scenariusz 2: Targetowanie – dzięki danym podstawowym nt. firm (account master data), możemy wydzielić z całego rynku docelowego segmenty, które mogą wymagać specjalnej, niszowej ale i bardziej skutecznej komunikacji marketingowej (np. tworzonej z punktu widzenia danej branży). Można składać oczywiście różne wymiary, np. w celu targetowania cross-selling’u firmy, które mają daną charakterystykę oraz są już naszymi klientami w pewnej grupie produktowej – to złożenie danych podstawowych nt. firm oraz danych podstawowych nt. produktów.

Scenariusz 3: Ocena penetracji marketingowej – Ile osób z wydzielonego segmentu firm (patrz: scenariusz 2) udało nam się zaangażować w działania marketingowe? Jaka to część całego rynku? Wydatki z którego budżetu marketingowego do tego doprowadziły (to dodanie wymiaru danych podstawowych nt. budżetu marketingowego)?

Scenariusz 4: Ocena penetracji sprzedaży – Do ilu firm z wydzielonego segmentu (patrz: scenariusz 2) udało nam się już sprzedać? Które grupy produktów?